Порядок организации работы Отдела обработки и контроля корреспонденции и обращения граждан Службы организации и делопроизводства в режиме 'Одного окна'


  1. Прием документов от заявителей и выдача документов по принципу «Одного окна» осуществляется Отделом обработки и контроля корреспонденции и обращения граждан Службы организации делопроизводства Управления делами и кадров (далее – «Отдел») по адресу ул. Вильгельма Пика, д. 4, стр. 1, вход с торца здания (Экспедиция); понедельник - четверг - с 09.00 до 17.30, пятница - с 09.00 до 16.15, обеденный перерыв с 12.30 до 13.15.
  2. При приеме документов от заявителей в режиме «Одного окна» Отдел:
    • анализирует поступающие от заявителей документы (правильность оформления заявления, наличие визы декана факультета или руководителя структурного подразделения, комплектность представляемых документов);
    • регистрирует заявление в журнале входящей документации;
    • осуществляет согласование заявлений, указанных в таблице, и контроль за выходом соответствующих приказов;
    • сообщает заявителю срок исполнения документа.
  3. Отдел выдает документы лично заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или сообщает принятое руководством РГСУ решение по вопросу, изложенному в заявлении. При обращении через представителя предъявляется паспорт представителя, документы, подтверждающие статус законного представителя или доверенность, оформленная в установленном порядке.
  4. Заявитель или представитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе журнала регистрации входящей документации.
  5. Отдел вправе отказать в приеме документов, если:
    • заявителем представлен неполный пакет документов;
    • документы оформлены не в установленном порядке.
  6. Отдел вправе отказать в выдаче документов заявителю или его представителю, если заявитель или его представитель не предъявляют документ, удостоверяющий их личность, а также если представитель не представил документов, подтверждающих его статус, как законного представителя, или доверенность, оформленную в установленном порядке.
  7. После устранения причин, послуживших основанием для отказа в приеме или выдаче документов, заявитель или его представитель вправе обратиться в Отдел повторно.
  8. Документы в случае невостребованности заявителем хранятся в Отделе в течение установленного срока действия, но не более трех лет с даты подготовки (оформления) документа. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.